Nezapomněli jste na něco? Malé a střední firmy mají novou povinnost, hrozí milionová sankce

Do implementace ochrany oznamovatelů se podle našich zkušeností řada firem ještě ani nepustila. A to přesto, že v případě promeškání lhůty firmám hrozí sankce až milion korun. Pojďme si proto dnes společně popsat, jak ideálně krok po kroku postupovat.

Jak zavést bezpečné oznamovací kanály

Doporučuji začít tím, že si určíte, jakým způsobem budete přijímat oznámení. Zákon říká, že firma musí zajistit možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a tato možnost musí být zajištěna písemně, ústně nebo na žádost oznamovatele také osobně. Při vybírání oznamovacích kanálů je tak nutné myslet na všechny tři možnosti podání.

Tou nejsnazší a asi nejčastější cestou je volba nějakého externího softwaru. Ten pro firmu vyřeší písemné (elektronické) i ústní oznámení (hlasovou zprávou).

Pokud se společnost rozhodne, že pro příjem oznámení využije vlastní zdroje, nabízí se e-mail a možnost telefonického oznámení. E-mail ale musí být zabezpečený tak, aby k němu neměl přístup nikdo jiný než příslušná osoba (tedy ani IT administrátor) a nesmí být například přesměrovaný v době dovolených. To samé pak platí pro telefonní kontakt.

Zatímco softwarové řešení často automaticky počítá s pětiletou archivací, kterou vyžaduje zákon, při vlastním řešení je nutné se s tímto technicky vypořádat.

Ať už společnost zvolí první, nebo druhé řešení, nevyhne se nutnosti zajištění osobního oznámení. To znamená, že oznamovatel bude mít možnost s příslušnou osobou sednout v kavárně, kanceláři nebo kdekoliv jinde a oznámení učiní osobně. Příslušná osoba pořídí buď zvukovou nahrávku, nebo protokol, do kterého vše sepíše, a to podle toho, zda se zvukovou nahrávkou bude oznamovatel souhlasit, či nikoliv. Oznamovatel jej následně podepíše a stvrdí tak, že oznámení bylo učiněno osobně.

Co zákon nestanovuje, je dostupnost oznamovacích kanálů. S ohledem na to, že má příslušná osoba sedmidenní lhůtu pro reakci na oznámení, měla by tomu odpovídat také dostupnost oznamovacích kanálů a zároveň také případná zastupitelnost příslušných osob.

Určení osoby zodpovědné za prošetření oznámení („příslušná osoba“)

Součástí nastavení oznamovacího systému je také výběr příslušné osoby či osob. V rámci zastupitelnosti – například v případě nemoci či dovolené – doporučujeme určit alespoň dvě příslušné osoby. Je ale třeba myslet na to, že každá z nich musí být poučena o svých povinnostech, doložit výpis z rejstříku trestů, zavázat se k mlčenlivosti. A příslušná osoba musí být také seznámena s faktem, že v případě porušení svých povinností jí hrozí pokuta do 100 000 korun.

V případě, kdy společnost nedisponuje personálem, na který by mohla tuto roli delegovat, může oslovit externí zdroje — například advokáty, externí konzultanty, nebo jakoukoliv jinou osobu, která má dostatečné právní povědomí a bude svou činnost vykonávat nestranně a svědomitě.

U některých firem může být výhodné rozdělení pravomocí příslušné osoby na interní a externí. Interní příslušná osoba může řešit například porušení ochrany osobních údajů a externí pak trestné činy. V tomto mají společnosti poměrně velkou volnost, jak vztah interních a externích příslušných osob nastaví.

Jak připravit informační dokument pro oznamovatele

Dalším krokem je příprava informačního dokumentu, ve kterém by mělo být popsáno, co lze oznamovat, přes jaké oznamovací kanály, kdo je příslušnou osobou, či jak bude probíhat oznámení. Neměla by zde chybět ani informace o tom, že se lze obrátit na externí oznamovací systém ministerstva spravedlnosti.

Informace pro oznamovatele musí být zveřejněny způsobem umožňující dálkový přístup. V informacích musí být uvedeno:

• jakými způsoby lze oznámení podat, včetně informací o možnosti podat oznámení externě,

• kdo je příslušná osoba (řešitel oznámení), její telefonní číslo a adresa pro doručování,

• zda vylučujete přijímání oznámení od dodavatelů / OSVČ (jen pozor na to, pokud byste spadali do kategorie povinných osob ve smyslu zákona proti praní špinavých peněz, tedy tzv. AML legislativy, vyloučit oznámení od externistů nemůžete.)

Tyto informace dle aktuálních názorů musíte zveřejnit takovým způsobem, aby se k nim dostali všichni. Například pod veřejný odkaz na internetové stránky společnosti.

Interní směrnice k zákonu o ochraně oznamovatelů

Aby společnost splnila svou zákonnou povinnost, potřebuje k tomu přijmout interní směrnici, která musí procesně popsat to, na koho se tento nástroj vztahuje, kdo může oznamovat, kdo je příslušnou osobou, kdo bude přijímat nápravná opatření, jak se budou posuzovat oznámení, či k čemu všemu má příslušná osoba přístup.

Součástí směrnice musí být také informace o tom, jak budou jednotlivá oznámení řešena a že například nemůže dojít k odvetným opatřením (krácení výplaty či například výpověď ze zaměstnání).

Seznámení příslušné osoby a proškolení personálu

Posledním důležitým dokumentem je písemné poučení o právech a povinnostech příslušné osoby. Ten by měl být příslušnou osobou podepsán a jeho součástí by měl být již zmiňovaný výpis z rejstříku trestů. Povinnost písemného seznámení vyplývá přímo ze zákona.

Současně je potřeba v rámci zákona o ochraně oznamovatelů proškolit i vedení společnosti a zbylý personál. Pro každou skupinu by mělo být školení přizpůsobeno tak, aby jasně pochopila, jak na ně nová povinnost doléhá. Pokud ale nechcete nebo nemáte prostor proškolit všechny, je potřeba proškolit alespoň příslušnou osobu.

Tipy a rady k zákonu o ochraně oznamovatelů

Pokud potřebujete zejména splnit zákonnou povinnost, můžete se nechat inspirovat například oznamovacím systémem, jak jej připravilo ministerstvo spravedlnosti na stránkách www.oznamovatel.justice.cz.

Pokud se rozhodnete jmenovat pouze interní příslušné osoby, určitě si jich jmenujte více. Ze zkušeností můžeme potvrdit, že interní pracovníci jsou poté „klidnější“, že na to nejsou sami.

Pokud jste příslušnou osobou a přijde vám oznámení, u kterého si nejste jistí, zda jej řešit v rámci oznamovacího systému, doporučujeme jej řešit dle zákonných pravidel.

Nebojte se implementace všech procesů, jejich splnění není nijak složité a u menších firem se implementace dá zvládnout v horizontu 14 dnů.

Finmag.cz

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Nekalosti, bossing či šikana? Firmy čeká nová povinnost, hrozí vysoké pokuty

• Vánoční prémie i 13. platy. Řada firem bude i letos štědrá, kdo se může těšit na odměny?

• Jak založit s. r. o.? Postup založení firmy krok za krokem

Jak jde dohromady byznys a medicína? Dočtete se v novém Finmagu

Je medicína byznys? Jak pro koho. „Frustraci mladých lékařů chápu. Nemají ani na chůvu, aby jim pohlídala děti, když pracují,“ říká přednosta chirurgické kliniky Robert Lischke.

Zdroj: Finmag

MEDICÍNA A BYZNYS

Jak venkovští praktici nepřicházejí o iluze • Ženy mění medicínu • Nejstarší pražská nemocnice objektivem Alžběty Jungrové • Nejdražší léky na světě • Obézních přibývá, Česko dohání USA.

BYZNYS JE HRA

„Investice do umění se do tabulek nevtěsná,“ říká Pavlína Pudil z Kunsthalle • Nejdražší materiál roku 2023? Hrst štěrku z vesmíru za miliardu dolarů • Ekologie musí být podle Tomáš Nemravy, výrobce dřevěných domů, ekonomická.

Koupit Finmag