Zkroťte stroj: Pět počítačových dovedností, které opravdu šetří čas a práci

Že prý už „znalost práce na PC“ obnáší mnohem víc než „umět Word“. — Článků a knih s tímhle jednoduchým poselstvím vychází mrtě, ale obvykle zamlčují, co přesně to tedy v roce 2014 obnáší. Čas věci napravit.

Vím o desíti dovednostech, které můžou zrychlit práci a zlepšit výstupy všem lidem sedícím u počítače — od architektů po zubní laboranty. Pět ryze technických, pět „měkkých“.

Devět z nich je docela jednoduchých: pokud jste se zvládli dostat na tenhle web, máte na to. A ta jedna těžká — č. 5 — je bonus pro čtenáře, kteří si mysleli, že už s počítačem umí všechno.

Nepochopte prosím můj seznam jako kouzelnou formuli, kterou stačí vypsat v životopise a zaměstnavatelé se o vás poperou. Nechci za půl roku dostávat dopisy, že jste utratili tisíce za knihy z Grady, ale pořád nemáte práci. Rád bych vás jen vyprovokoval k přemýšlení nad tím, jestli neděláte věci zbytečně složitě a pomalu, a ukázal, že na některých efektních tricích („Jak to děláš?“) není nic těžkého.

Pět tvrdých dovedností: krotíme stroj

Používáte klávesové zkratky?

Prakticky nesáhnu na myš/touchpadDocela dostPárCtrl + C a Ctrl + V, možná ještě jednu navícNe

Hlasovat

1. Osvojte si klávesové zkratky (15 minut učení, pár dní tréninku)

CTRL-Cizí, CTRL-Vlastní asi znáte. CTRL+Z, CTRL+S a ALT+F4 doufejme taky. Přes kombinaci dvou nebo tří kláves je ale dostupná skoro každá funkce systému i aplikací: stačí ty zkratky několikrát použít a zapíšou se vám do svalové paměti. Nemusíte pak při práci rozklepávat nabídky, vlastně ani přemýšlet. Pojedete jak fretka.

Prozkoumejte klávesové zkratky pro Windows 7, Windows 8, Mac OS X a Microsoft Office (zde anglicky na jednom místě, česky jen v několika obsáhlejších návodech). Cílem samozřejmě není umět všechny jak básničku. Prostě najděte pět až deset činností, které často děláte myší nebo touchpadem, a zakažte si při nich sundávat prsty z klávesnice. Uvidíte, o kolik rychleji vám to zakrátko půjde (doslova) od ruky.

2. Naučte se lépe hledat (15 minut)

Google je pro lidský mozek tím, čím byl automobil pro nohy — jenže většina jeho uživatelů pořád jezdí na jedničku.

Vyzkoušejte druhý rychlostní stupeň: "fráze v uvozovkách" najde Google vždy v přesné podobě. Hvězdičkou v takové frázi nahradíte část, kterou si nejste jisti: "svět je * a ty jseš pilot". Minusem vyfiltrujete slova nebo fráze, která na hledaných stránkách nesmí být: euro -fotbal.

Třetím rychlostním stupněm je zabudovaná kalkulačka a převodník jednotek a měn, ačkoliv ten bohužel rozumí jen anglickým zkratkám. Zkuste 111*666, 50 EUR to CZK, 50 miles to km a fantazii pak probuďte kompletním návodem s českými vysvětlivkami.

Čtvrtý rychlostní stupeň: výsledky můžete omezit na konkrétní web nebo doménu. Nenahraditelné, když nějaký web neumí pořádně vyhledávat sám. Vyzkoušejte site:mfcr.cz formuláře.

Pátý stupeň: objevte ještě méně známé funkce Googlu, jako je hledání podle obrázku nebo filtrování výsledků podle stáří.

Nezapomínejte, že přes klávesovou zkratku CTRL+L (Explorer) nebo CTRL+K (Chrome, Firefox) můžete hledat a počítat přímo z adresového řádku prohlížeče.

Taky myslete na to, že vyhledávání nekončí Googlem. WolframAlpha umí dolovat informace z obrovských faktických databází, aktuální zprávy a fotky najdete na Twitteru několik sekund po tom, co je lidé pustí do světa.

3. Udržujte pořádek v informacích, třeba s Evernote (15 minut)

Tahle rada smrdí těžkopádnými databázemi — naštěstí nás ale minou. Služba Evernote přidá ke kapacitě vašeho mozku zdarma 50 megabajtů každý měsíc nebo celý gigabajt za stokorunový příplatek. Funguje jednoduše: z mobilní, webové nebo desktopové aplikace do ní posíláte napsané poznámky, fotky, diktafonové záznamy, výpisky z knížek, prostě cokoliv, na co nechcete zapomenout. Ve všem (včetně vyfotografovaného textu) pak můžete odkudkoliv pohodlně hledat. Data se ukládají na servery Evernotu, můžete si je ale zazálohovat na místní disk.

Evernote sice není dostupný česky, s cizím jazykem ovšem přijdete do styku jen při instalaci. Dál to jistí obrázkové ikony.

Pokročilí uživatelé mohou komerční Evernote nahradit třeba „osobní wiki“, a to s pomocí softwaru jako MediaWiki. Bude to o něco méně pohodlné, ale zase přizpůsobitelnější. Podstatné zkrátka není umět s konkrétním nástrojem, ale naučit se udržovat pořádek v informacích, se kterými pracujete.

4. Objevte moderní nástroje pro management projektů a spolupráci na dokumentech (1 hodina učení, pár dní tréninku)

Pokud na něčem děláte ve více než dvou lidech, z vyměňování mailů a nedejbůh přeposílání příloh se záhy stane noční můra: „Jak jsem měl vědět, že mám starou verzi? Půl dne práce v kelu.“

Průmyslovým standardem pro snadnou organizaci práce v menších týmech je už několik let půvabně jednoduchá webová služba Basecamp. Kombinuje seznam úkolů, kalendář a sdílené dokumenty. Její využití je univerzální: spolupracují přes ni nakladatelé, reklamní studia, softwarové společnosti — hodí se kdekoliv, kde si potřebujete udržet přehled nad prací kolegů nebo podřízených.

Kašpárkovo Trello s recenzemi pro Finmag. Máte tip na knížku, který by se v něm měla objevit? Napište nám třeba na readkce@finmag.cz.
Zvětšíte klikem

Za Basecamp se platí od 20 dolarů měsíčně výše. Domácnosti a drobní živnostníci mají bezplatnou alternativu ve službě Trello. Nenabízí tolik funkcí, zato je ještě přímočařejší: vytváříte si v ní nástěnky (Boards) se seznamy (Lists) přišpendlených karet (Cards). Právě v Trellu udržuju svůj seznam knih ke zrecenzování na Finmag.

Pokud potřebujete ve více lidech napsat nebo upravit dokument nebo tabulku, nervy se sledováním změn vám ušetří Disk Google a integrovaný webový kancelářský balík. Na materiálech tu může pracovat několik kolegů nebo spolužáků zároveň. Služba běží v češtině a v základu je bezplatná.

5. Naučte počítač dělat bezduché činnosti za vás (1 den)

Redakci jsem slíbil, že budu článek psát tak, aby jej docenila i moje maminka (ahoj!). Kdyby měla Mac, tak by jí s rutinními úkoly snadno pomohl Automator. Jenže ona má PC s Windows, stejně jako většina českých domácích i firemních uživatelů. Slib proto bohužel musím porušit, teď to bude poprvé a naposled složitější.

Dostali jste dneska dobrý tip?

PětNěkolikAno, právě jedenNe, všechno už umímNe, nemám pro tyhle tipy uplatněníMožná, ale učit se nic nebudu

Hlasovat

Sáhnout totiž musíme po AutoHotKey. Jednoduchým, nicméně pořád ještě programovacím jazykem tuhle malou aplikaci naučíte reagovat na různé situace, jako jsou stisky kláves nebo tlačítek myši. Namísto jalového vysvětlování nakoukněte do mého skriptu. Jeho kód na mém počítači mimo jiné zařídí, že:

• Kdykoliv v jakémkoliv okně napíšu „/do“, AutoHotKey doplní podle aktuálního času „Dobré ráno“, „Dobré odpoledne“, a tak dále.
• Klávesová zkratka CTRL+ALT+M na tři minuty pozastaví multimediální přehrávač. Pokud při práci podobně jako já posloucháte hudbu, nestane se vám už, že budete po krátkém telefonátu nebo přehrání videa na YouTube sedět hodinu v tichu.
• Klávesová zkratka CTRL+ALT+I spustí odkudkoliv Idos, CTRL+ALT+E otevře novou poznámku v Evernote, a tak podobně.

AutoHotKey má stovky praktických využití. To nejšikovnější? Můžete si v něm nastavit „boss key“, klávesový hmat, kterým okamžitě otevřete okno s prací, jakmile se přiblíží šéf.

Železo jsme tedy zkrotili. V příštích pěti tipech budeme krotit sami sebe.