Povinné datové schránky očima expertů. Pomoc podnikatelům, nebo šikana?

24. 3. 2023

18 050

Datové schránky musí mít od letošního roku povinně všichni živnostníci, kteří mají IČO. Tato povinnost přitom platí i v případě, kdy už má podnikatel datovou schránku zřízenou jako soukromá osoba. V posledních dnech navíc systém datových schránek přinesl další potenciální problémy, například zveřejnění adres uživatelů. Je nastavený správně? Zeptali jsme se odborníků.

Povinné datové schránky očima expertů. Pomoc podnikatelům, nebo šikana?

Do konce února založilo ministerstvo vnitra víc než 1,7 milionu povinných datových schránek, do konce března jich má být 2,2 milionu. Datovky jsou od začátku roku zřizovány všem právnickým osobám, které je dosud nevyužívaly, například nadacím, spolkům či společenstvím vlastníků jednotek. Zároveň ji stát zřizuje živnostníkům a OSVČ.

Část uživatelů ale státem zavedenou schránku nechce. Zpravidla za tím stojí dva důvody. Buď proto, že si už dřív dobrovolně založili vlastní datovku na rodné číslo, nebo kvůli tomu, že aktivně nepodnikají. V poslední době tak přibylo žádostí o zrušení datových schránek na IČO.

Možnosti jsou ale v tomto případě omezené. „Datovou schránku podnikající fyzické osoby zřizovanou ze zákona lze znepřístupnit pouze ukončením živnosti, nebo pak na základě dalších zákonem stanovených důvodů podle paragrafu 11 odst. 1 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,“ řekla webu Aktuálně.cz Hana Malá z tiskového oddělení ministerstva vnitra. Pokud lidé nechtějí mít dvě datové schránky, mohou tu zřízenou na rodné číslo znepřístupnit.

Rušení živností v posledních měsících skutečně přibývá. Podle nejnovějších údajů poradenské společnosti Dun & Bradstreet (D&B) do poloviny března zrušilo živnost přes 146 tisíc podnikatelů, což je víc než za poslední dva roky dohromady. „Důvodem rekordního úbytku živnostníků je povinné zavedení datových schránek,“ potvrzuje Petra Štěpánová z D&B s tím, že masivní rušení živností se blíží svému vrcholu, nebo už je těsně za ním.

Dun & Bradstreet

V tomto týdnu se pak objevila další kritika celého systému poté, co vyšlo najevo, že ministerstvo vnitra na svém webu dalo k dispozici ke stažení seznam uživatelů datových schránek, který obsahuje citlivá osobní data, včetně adresy bydliště. O vymazání osobních údajů ze seznamu mohou požádat nepodnikající osoby. Podle odborníků na kyberbezpečnost může být zveřejnění adresy rizikem například pro policisty nebo vojáky, kteří si schránku zřídili na vlastní žádost.

Považujete systém datových schránek v Česku za přínosný? Je podle vás správně, že stát zřizuje podnikatelům datovou schránku i v případě, kdy už jednu mají jako soukromá osoba? Co byste případně na celém systému změnili a proč?

Datové schránky jsou skvělý způsob komunikace se státem, s vaší bankou i dalšími společnostmi. Navíc komunikace s úřady je zdarma a komunikace s firmami a dalšími osobami je výrazně levnější než doporučený dopis. Zásadní ale je, že na rozdíl od klasického e-mailu nebo listinného dopisu máte u datové zprávy garantováno, že jste dokument odeslali a dokument příjemci došel. Tyto i další výhody i díky naší mediální kampani objevuje stále více osob, které si v poslední době masivně dobrovolně datovky zřizují. Mě osobně tento zájem ohromně těší.

Stejně tak je pro kvalitu, rychlost a přehlednost komunikace dobře, že od konce března budou mít datovou schránku všichni podnikatelé s IČO i právnické osoby. Získávají díky tomu mnoho výhod a navíc v absolutní většině případů právo volby zvolit si elektronickou nebo klasickou formu komunikace. Vzhledem k tomu, že podnikatelům se datová schránka zřizuje na základě IČO a běžným občanům na rodné číslo, mají lidé v tomto případě datové schránky dvě, nicméně mohou si je jednoduše spravovat najednou v Portálu občana.

Elektronizace je mnohem více než další oblasti něčím, co se vyvíjí rychle a neustále, proto i systém datových schránek stále vylepšujeme. Koncem minulého roku jsme také prosadili, aby běžní občané datové schránky neměli povinně, ale dobrovolně. Od dubna pak systém datových schránek z rozhodnutí vlády přebírá od Ministerstva vnitra Digitální informační agentura a já věřím, že bude v jejich rozvoji dále úspěšně pokračovat.

Systém datových schránek považuju za přínosný zejména pro usnadnění komunikace občana se státem a pro ušetření státních prostředků, které by vyžadovala komunikace klasická, papírová.

Dnes jsou zřízeny téměř čtyři miliony datovek, řada občanů je používá běžně a považují je za dobrý nástroj. Já sám ji také používám a beru to jako normální věc. Zřízení dvou datových schránek vychází z nutnosti rozlišovat pro komunikaci se státem mezi fyzickou a právnickou osobou. Jako nejsnadnější se mi jeví propojit obě datovky s Portálem občana; systém se po přihlášení jen zeptá, do které datovky chcete vstoupit, a dá se mezi nimi snadno přepínat.

Přál bych si, aby se celkově zjednodušilo a sjednotilo přihlašování přes nějakou formu státního eID, aby se ve schránce orientoval i ten, kdo si s technologiemi zrovna netyká, a samozřejmě aby nedocházelo k výpadkům.

Obecně nejsem nijak proti využívání datových schránek a elektronizaci komunikace se státní správou. Je však otázkou, zda datové schránky skutečně musely být povinné úplně pro všechny podnikatele (zejména živnostníky) a zda bylo nutné k povinnosti sáhnout v takto relativně krátkém čase. Víme, že existuje řada řemeslníků či živnostníků, zejména těch starších, kteří ke své práci skutečně nepotřebují chytrý mobil, natož počítač. A pro ně je schránka ohromnou přítěží a vlastně aktem, který jim život velmi znesnadní.

Za vrchol byrokracie pak podnikatelé skutečně považují dvě schránky, tedy jednu pro fyzickou osobu a druhou pro podnikatele (a samozřejmě chápou, že existuje rozdíl mezi fyzickou osobou a fyzickou osobou podnikatelem) V neposlední řadě se pak mezi podnikateli množí stížnosti, že stát sám datové schránky nevyužívá a v některých případech nadále komunikuje „papírovou“ formou.

Podle našeho názoru by skutečně stačilo, kdyby bylo věnováno víc času na přípravu a informovanost budoucích povinných provozovatelů datových schránek, odstranit nelogičnosti typu dvou schránek pro jednu osobu, a především ať stát přes ně skutečně komunikuje. Pak by datové schránky nebyly žádným zvláštním tématem. Opravdovým prubířským kamenem zvládnutí přechodu na datové schránky bude termín daňového přiznání za rok 2022, které už letos bude muset být podáno přes datové schránky všemi subjekty, jimž byla schránka přidělena.

Myšlenka v zásadě není špatná. Pokud se nesnažíte vyhýbat úřadům, tak se vám nestane, že se na vás bude vztahovat fikce doručení, zatímco jste na zasloužené dovolené. Problematická mi nepřijde ani existence „specifických adres“. Umožňuje to jasně identifikovat, jakého subjektu se korespondence týká.

Co je však velmi nešťastné, je implementace uživatelského prostředí. Vypadá to, že vlastní uživatel je na posledním místě, což by se mělo ve vývoji softwaru trestat. Rozhraní by mělo umožňovat jednoduše spravovat víc schránek zároveň bez úmorného přepínaní identit, podobně jako v e-mailovém klientovi mohu spravovat víc e-mailových schránek naráz.

Zřízení datové schránky je v zásadě jednoduché, pokud umíte pracovat s digitální občankou (což je pro běžného smrtelníka nedosažitelné), nebo pokud máte například bankovní identitu. Chybí ale osvěta a lidé si často myslí, že musí na úřad. To ale není problém datových schránek, to je problém s evangelizací digitální identity občana, i když se to často neprávem shazuje na datové schránky.

Stejně jako nejsou stejné potřeby, možnosti a preference občanů, tak není možné ani jednoznačně odpovědět na otázku, jestli jsou datové schránky přínosné. Správná odpověď je: jak pro koho. Je skvělé, že už řadu let má každý občan možnost si dobrovolně datovku zřídit, problém je, když se z dobrovolnosti stane povinnost.

Naše organizace se v posledním půl roce snažila prosazovat pohled těch, kteří s datovými schránkami budou mít problém, pokud jim je stát zřídí povinně. Podařilo se nám dosáhnout dílčího úspěchu se zrušením povinných datovek pro některé nepodnikající fyzické osoby. Pokud jde o podnikatele, tak ale bohužel stát trval na svém. Zřízení datovek vedlo přesně k tomu, před čím jsme varovali, tedy rušení desítek tisíc živností těch, kteří datovky nechtějí. Obáváme se, že toto je jen začátek, následovat budou problémy s nabíhajícími fikcemi doručení v datovkách, které si nikdy nikdo neaktivoval nebo si je nevybírá a celá řada zbytečných právních problémů, které pak na tyto lidi čekají v budoucnu.

A co by se mělo do budoucna změnit? Nejde pouze o problém datových schránek, ale i dalších digitalizačních projektů. Problémem je, že jejich tvůrci berou velmi málo na zřetel potřeby občanů, kteří z mnoha různých důvodů nepracují s digitálními technologiemi. Buď k nim nemají přístup, neumí to s nimi, nebo jednoduše dané technologie používat nechtějí. Tyto projekty by měly důsledně stavět na pozitivní motivaci k používání technologií místo jejich vnucování.

Datová schránka je skvělá myšlenka, která šetří čas firmám i živnostníkům. Co se týká zřizování dvou schránek v případě podnikatelské a soukromé, tak myslím, že je to naprosto v pořádku. Z pohledu práva se totiž jedná o dvě samostatné entity/subjekty.

Co ovšem značně pokulhává, je technické provedení datových schránek. Technicky by šla datovka udělat chytře – mohli byste spravovat oba subjekty z jednoho přístupu, podobně jako víc bankovních účtů pod jedním elektronickým bankovnictvím. Další věcí je, že během let došlo k přepisu aplikace datové schránky k horšímu. Její designové a uživatelské provedení je velmi zastaralé a neintuitivní.

Kdyby stát míň spolupracoval se zkostnatělými firmami, které nepřinášejí inovace, ale zato vysoký účet, bylo by daleko víc spokojených uživatelů a nám zůstalo víc peněz ve státní kase. Pořád je však za mě lepší stávající datovka, než chodit s papírem na poštu.

Systém datových schránek vytváří velice potřebnou infrastrukturu pro formální komunikaci mezi subjekty ve veřejné i soukromé sféře. Díky tomuto systému se uspořilo obří množství času i peněz a zvýšila se efektivita práce. Fungování celého systému by se samozřejmě mělo nadále vylepšovat a doplňovat o nové funkce. Prvořadá pak musí být bezpečnost systému, aby nemohlo docházet k jeho zneužívání.

V současné době existuje 12 typů datových schránek, které jsou povinné ze zákona, a čtyři typy datových schránek na vlastní žádost. Tato struktura se na první pohled může zdát jako složitá, nicméně uživatelsky se všechny typy datových schránek chovají velice podobně. Důležité je, aby si lidé zřídili správné datové schránky podle rolí, které zastávají. Při využívaní datových schránek by pak mezi těmito rolemi měli rozlišovat tak, aby například z firemní datové schránky neřešili své soukromé záležitosti.

Datové schránky vznikly v roce 2009 a od té doby se výrazně osvědčily. Pouze mě mrzí, že v poslední dekádě se digitalizace České republiky značně zasekla. Nové projekty, které by v praxi skutečně dobře fungovaly, příliš nevznikaly a naší zemi v tomto ohledu ujel vlak. Snad ho v budoucnu ještě doženeme.

Mysleli jsme to dobře, ale dopadlo to jako vždycky. To je asi nejpřesnější shrnutí fungování datových stránek. Jsem rozhodně všemi deseti pro digitalizaci komunikace státu s občany i mezi různými subjekty navzájem, ale systém datových schránek by si rozhodně zasloužil velmi důkladnou revizi. Namátkou můžeme zmínit omezené ukládání doručených zpráv, které si pro případ archivace (dokonce i když ji stát sám zákonem vyžaduje) musí uživatel někam stáhnout a uložit mimo systém.

Zakládání druhé datové schránky živnostníkům je nesmysl – živnostníci podnikají jako fyzické osoby a není fakticky možné jejich soukromý život oddělit od pracovního. Zveřejnění osobních údajů všech uživatelů datových schránek včetně nepodnikatelů ministerstvem vnitra je neobhajitelné a do nebe volající diletantství. Názvy schránek nemají filtr na potenciálně vulgární nebo urážlivé kombinace písmen (na rozdíl třeba od registračních značek). Systém má každý poslední víkend v měsíci odstávku, což je s ohledem na nejrůznější termíny odevzdání opravdu velmi „praktické“. Proč? A dalo by se jistě ještě nějakou dobu pokračovat většími či menšími nesmysly.

Bylo by skvělé, kdyby se vedení projektu datových schránek chopil někdo, kdo bude schopen jej nastavit tak, aby byl opravdu uživatelsky přívětivý, praktický, spolehlivý a život usnadňující a ne naopak.

Datové schránky jako takové jsou krok správným směrem. Vždyť po elektronizaci a digitalizaci státní správu se tu volá léta. Tomu, proč podnikatelé musí mít druhou datovku, když už mají osobní, nerozumím. Je to podle mě zbytečná komplikace, ale třeba by měl nějaký „ajťák“ vyvedl z omylu. Ani z pohledu uživatelské přívětivosti není datová schránka leckdy úplným ideálem. Mám pocit, že pokud by je provozovala soukromá firma s motivem zisku, a ne stát, byl by celý ten systém veřejnosti o něco přístupnější, jednodušší a intuitivnější.

Pak se nedivme, že v Česku „vymírají“ živnostníci. Relativně masivní zvýšení tempa rušení živností totiž souvisí předně právě s povinným zavedením datových schránek pro osoby samostatně výdělečné činné. To je nepříjemnost zvlášť pro živnostníky staršího data narození. Vždyť třeba v kategorii lidí, jimž je 65 let a víc a žijí mimo Prahu, disponuje domácím počítačem necelých 45 procent lidí. Přístup k internetu má zajištěna jen necelá polovina z nich.

Pro tyto lidi je povinnost zřídit si datovou schránku zátěží, „zbytečnou novotou“, s níž už i vzhledem k věku nemíní „ztrácet čas“, zvlášť když ani není příliš uživatelsky přívětivá. Tito lidé evidentně zkrátka sází na to, že přejdou do šedé ekonomiky a budou si za své služby nechávat platit hotově a bez dokladu. A bez živnosti. Jedná se často o relativně čerstvé důchodce, jimž zdraví stále slouží, a mohou tek „melouchařit“ jakožto zkušení instalatéři, elektrikáři, topenáři, truhláři či třeba zedníci. Jsou často vybaveni jen starším tlačítkovým mobilem, žádným smartphonem.

Kam dál? Ankety Očima expertů na Finmagu:

Ohodnoťte článek

Sdílejte

Diskutujte (7)

Vstoupit do diskuze

Adam Štěpánek

Editor Finmag.cz. Začínal ve sportovních redakcích, poté se přeorientoval na byznys a jako redaktor a posléze editor působil na webech týdeníků Euro a Hrot. Zajímá se o zahraniční politiku a rád se nervuje... Více

Další články autora