Předplatné časopisu
Finmag do schránkyPředplatit časopisNadílka

Jak vyřešit (ne)přebírání pošty v době dovolené

PR článek
PR článek | 9. 8. 2021 | 335

Je čas prázdnin a dovolených, což s sebou mnohdy přináší nejen radosti, ale také starosti. Podnikatelé a živnostníci museli dřív běžně zajišťovat před odjezdem spoustu věcí. Zejména to, aby v kanceláři přítomen alespoň jeden kolega, který přebíral poštovní korespondenci.

Jak vyřešit (ne)přebírání pošty v době dovolené

Zdroj: Shutterstock

Doba se ale mění, procesy se digitalizují, díky čemuž je možné provádět mnohá zjednodušení, respektive zefektivnění procesů. Třeba právě v případě potřeby (ne)přebírání pošty v průběhu období, kdy si zaslouženě užíváte dovolenou.

Jedním z takovýchto nástrojů je datová schránka. Ta slouží podnikatelům a živnostníkům především ke komunikaci s úřady. Zjednodušeně ji lze popsat jako e-mail pro komunikaci s orgány veřejné moci a právnickými osobami. Každá právnická osoba je dokonce povinna komunikovat skrze datovou schránku – například s finančním úřadem. Co se týče fyzických osob, ať už daná osoba podniká či nikoliv, datovou schránku si může zřídit v obou případech.

E-mail si může každý zřídit samostatně a anonymně, kdežto datovou schránku zřizuje Ministerstvo vnitra (provozuje ji Česká pošta), a to na základě předložení dokladu totožnosti, výpisu z obchodního či živnostenského rejstříku. Do budoucna lze počítat s existencí obou zmíněných subjektů, vzájemně se doplňujících a fungujících souběžně.

Jak již bylo nastíněno, digitalizace je, stejně jako komunikace skrze datovou schránku, pro většinu jedinců výrazným zjednodušením – to platí pro různé aktivity, a to nejen ve světě byznysu. Některé dokumenty zde lze odesílat napřímo, některé je nutné zkonvertovat do elektronické podoby. Datovou schránku využívají úřady především pro doručování písemností, tím pádem jedincům odpadá povinnost chození na poštu. Co se týče uživatelské přívětivosti, datovou schránku většina klientů ovládá. Jedná se o velmi obdobné rozhraní jako v případě e-mailového klienta.

Jak a kde si mohu zřídit datovou schránku?

Fyzické osoby, ať už podnikají, či nikoliv, si mohou datovou schránku zdarma zřídit buďto na Czech POINTu, v online či v listinné podobě. U nově vzniklých společností se přístupy k datové schránce generují automaticky a jsou zasílány na trvalou adresu jednatele. Přijdou přibližně do týdne od zápisu do obchodního rejstříku. Pokud přístupy nepřijdou, stačí zajít na kteroukoliv pobočku Czech POINT (například na Českou poštu) a přístupy nechat zneplatnit a vystavit nové. Tato služba je na počkání a zdarma.

Mnozí podnikatelé vůbec nevědí, že se nemusí o datovou schránku téměř vůbec starat. K tomu jsou určeny specializované firmy. Pokud se jedná o našeho účetního klienta, můžeme mu poskytovat mimo jiné i správu datové schránky, kdy hlídáme příchozí poštu a zároveň skrze datovou schránku komunikujeme s příslušnými úřady. Přístupy lze zřídit vždy pro danou osobu, tudíž je vidět, kdo danou zprávu otevřel či odeslal. Příchozí poštu pak našim klientům komunikujeme. Do datové schránky chodí ve většině případů důležité dokumenty a je nutné o nich klienta informovat,“ říká František Tomek, specialista na zakládání firem a obchodník z Jake&James Accounting s.r.o.